Project Management Office Associate
- Execute and optimize the project and operational procurement processes, including requirements planning, inquiries, bid comparison, ordering, delivery tracking, and claims handling
- Oversee the selection, evaluation, and development of supplier relationships + manage price and contract negotiations with and prepare confidentiality agreements for suppliers
- Monitor delivery deadlines and quality, initiating corrective actions in case of deviations
- Support in inventory planning, minimum stock levels, and disposition + maintenance of item and supplier data in internal systems
- Oversee the goods receipt inspection process
- Organize and plan the shipping of exhibition goods to trade fairs and demonstrations, as well as manage general packaging and shipping activities, such as creation of delivery notes
- Prepare and execute international shipments, such as the preparation of ATA Carnets
- Gather project status information from internal stakeholders to prepare project reports and track deadlines within projects
- Support in the preparation of quotations
- Monitor delivery dates with customers as part of order processing
- Completed commercial training (e.g., industrial clerk, wholesale and foreign trade management clerk) or comparable qualification with several years of experience in procurement or a similar commercial role, ideally in a small or medium-sized enterprise
- Good knowledge of procurement, materials management, and basic logistics
- Confident handling of quotations, pricing, terms, and delivery conditions
- Basic knowledge of contract law and general terms and conditions (GTC) in the context of procurement and supplier contracts
- Proficiency in MS Office (especially Excel) and ERP systems
- Understanding of cost accounting and economic efficiency (e.g., for evaluating potential savings) is preferred
- Experience in the security industry, defense industry, or aviation is preferred
- Ability to work independently and take responsibility, including prioritization of tasks and leading negotiations
- High sense of responsibility for costs, quality, and the company's delivery capability; willingness to continuously improve processes
- Structured, careful, and reliable working style with high accuracy in numbers, deadlines, and contracts
- Fluent English skills for communication with international suppliers and internal stakeholders
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