Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung

Sie sind kommunikativ , zuverlässig und fokussiert und suchen einen sicheren, langfristigen Job mit viel Gestaltungsspielraum?

Dann nutzen Sie die Chance, ein wichtiger Teil einer modernen Hilfsorganisation zu werden!

Wir suchen ab 01.03.26 eine Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung in Teilzeit (30 Stunden/Woche) und unbefristeter Anstellung.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen mit Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse über das Online-Formular!

• Direkte Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, u. a. durch organisatorische und inhaltliche Zuarbeiten, Nachhalten von Fristen und Unterstützung bei der Durchführung von Veranstaltungen
• Telefondienst und weitere administrative Verwaltungstätigkeiten wie Papier- und digitale Ablage und Pflege der entsprechenden TEAMS- und Sharepointordner, allgemeiner Schriftverkehr, Wiedervorlage
• Pflege und Ausbau der Dokumentation von zentralen Prozessen (auch durch Visualisierung)
• Übernahme klar umrissener Projekte mit hoher Eigenverantwortung
• Terminplanung und Ablaufkoordination für die Bezirks- und Diözesangeschäftsführung
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Tagungen
• Organisation von Empfang und Bewirtung
• Vorbereitung und Erstellung von Unterlagen und Präsentationen
• Reisemanagement inklusive Reisekostenabrechnung

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z.B. Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement, Industriekaufmann (m/w/d)) oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens zwei Jahre einschlägige Berufserfahrung
• Wünschenswert: Ergänzende Weiterbildung (z.B. zum Fachwirt)
• Umfangreiche und anwendungssichere Kenntnisse in MS Office 365
• Organisationstalent und ein sehr gutes Zeitmanagement
• Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Genauigkeit
• Vertraulichkeit, Professionalität und Diskretion
• Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Eine positive Grundeinstellung zu den christlichen Werten der Malteser

• Ein vielseitiges, spannendes Aufgabengebiet mit viel Gestaltungsspielraum
• Tarifliche Vergütung nach AVR-Caritas inklusive Sozialleistungen
• Eine arbeitgebergeförderte betriebliche Altersvorsorge
• 30 Urlaubstage und einen zusätzlichen freien Tag (bei einer 5-Tage-Woche)
• Fach- und persönlichkeitsspezifische Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, auch über unsere unternehmenseigene Malteser-Akademie und E-Learning-Plattformen
• Rabatte und Gutscheine über unser Vorteilsportal
• Die Möglichkeit sich bei unserem Partner “Company Bike” ein E-Bike oder Fahrrad zu leasen
• Ein Gesundheitsprogramm, das nicht nur die Nutzung von Sport- und Gesundheitsangeboten verbilligt, sondern auch individuelles Training prämiert

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