Bürokauffrau / Bürokaufmann im Office Management (Kaufmann für Büromanagement, Office Manager, Teamassistent, Sekretär o. ä.) (w/m/d)

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Die LUTZ + GRUB ACADEMY GmbH befähigt Menschen, den digitalen Wandel aktiv und wirksam mitzugestalten. Unser Fokus liegt auf dem gezielten Aufbau digitaler Kompetenzen, modernen Lernmethoden und einem hohen Coachinganteil. Denn digitale Tools entfalten ihren Nutzen nur dann, wenn sie sinnvoll und kompetent eingesetzt werden.

Unser kaufmännisches Verwaltungsteam ist das Rückgrat unseres täglichen Geschäfts. Im Customer Service, Kundenmanagement, in der Rechnungsverarbeitung und der operativen Auftragsbearbeitung sorgen wir für reibungslose Abläufe. Wir arbeiten strukturiert, lösungsorientiert und treiben gemeinsam die Digitalisierung unserer internen Prozesse voran.

In unserem Team findet jede:r seinen Platz und leistet einen wichtigen Beitrag zu einem funktionierenden Backoffice. Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie mit uns die Zukunft der Weiterbildung.

Deine Aufgabenbereiche

Allgemeine Verwaltung:

• Kundenempfang und Betreuung der Telefonzentrale
• Verwaltung der Ein- und Ausgangspost sowie E-Mail-Korrespondenz
• Organisation und Bestellung von Büromaterial
• Rechnungsprüfung und -freigabe über unser Dokumentenmanagementsystem
• Mitwirkung bei Prozessoptimierungen

• Erstkontakt zu Kunden*innen mit Interesse an Weiterbildungsangeboten
• Verarbeitung von Anmeldungen und Betreuung der Teilnehmenden
• Pflege digitaler Systeme und Unterstützung der Lehrgangsorganisation
• Bearbeitung von Fördergutscheinen
• Zusammenarbeit mit den für die Lehrgangsorganisation relevanten Institutionen wie IHK, Arbeitsagenturen
• Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit den Fachabteilungen (Buchhaltung, Academy Management, IT, Trainer*innen, Coaches)
• Mitgestaltung und Verbesserung von Digitalisierungsprozessen

Dein Profil

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Bürokauffrau*mann oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du verfügst über Berufserfahrung in der Büroorganisation und -verwaltung sowie in der Kommunikation mit Kunden*innen, Lieferanten und Kollegen*innen.
• Deine Fähigkeit zum eigenständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten in einem kleinen Team ist ausgeprägt.
• Du zeigst Eigeninitiative und besitzt Problemlösungskompetenz. Zudem bist du organisiert und arbeitest strukturiert.
• Loyalität, Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit und Flexibilität sind Eigenschaften, die dich auszeichnen.
• Du hast ein freundliches und serviceorientiertes Auftreten im Umgang mit Kunden*innen und Kollegen*innen.
• Der sichere Umgang mit MS Office-Programmen, einschließlich MS Teams, gehört zu deinen Stärken.
• Fließende Deutschkenntnisse sind vorhanden

Warum wir?

• Wir leben flache Hierarchien, eine offene Unternehmenskultur und kurze Entscheidungswege
• Viel Platz für Eigeninitiative/Gestaltungsspielraum sowie persönliche und fachliche Weiterentwicklung
• Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben
• Wir bieten moderne Arbeitsmittel und Benefits (Bike Leasing, betriebliche Altersvorsorge, Corporate Benefits, Obstkorb & Kaffee, Tiefgaragenparkplatz)

Über uns

Was uns wichtig ist:

Wir legen Wert auf partnerschaftlichen Umgang untereinander und zu unseren Kunden. Wir praktizieren eine offene Kommunikation und stellen so Transparenz her. Die Mitarbeiter arbeiten selbstverantwortlich und in einem hohen Teambezug.

Wertschätzung und gegenseitiges Vertrauen ist dabei unabdingbar. So schaffen wir langfristig Kompetenz und Kontinuität. 60% der Mitarbeiter sind länger als 5 Jahre im Unternehmen.